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Excel 使用技巧集錦——163種技巧


發布時間:2012-07-03   閱讀:3942次
Excel 使用技巧集錦——163種技巧
 
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1.     快速選中全部工作表

右鍵單擊工作窗口下面的工作表標簽,在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”命令即可()。
 

2.     快速啟動Excel

如果想在啟動系統自動運行Excel,可以這樣操作: 1.雙擊“我的電腦”圖標,進入Windows目錄,依次打開“Start Menu\Programs\啟動”文件夾; 2.打開Excel所在的文件夾,用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾,這時Excel的快捷方式就被復制到“啟動”文件夾中,下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 如果Windows系統已啟動,你可用以下方法快速啟動Excel: 方法一:單擊“開始→文檔”命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠標從“我的電腦”中將Excel應用程序拖到桌面上,然后從快捷菜單中選擇“在當前位置創建快捷方式”,以后啟動時只需雙擊快捷方式即可。
 

3.     快速刪除選定區域數據

如果用鼠標右鍵向上或向左(反向)拖動選定單元格區域的填充柄時,沒有將其拖出選定區域即釋放了鼠標右鍵,則將刪除選定區域中的部分或全部數據(即拖動過程中變成灰色模糊的單元格區域,在釋放了鼠標右鍵后其內容將被刪除)。
 

4.     給單元格重新命名

Excel給每個單元格都有一個默認的名字,其命名規則是列標加橫標,例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名,可以采用下面兩種方法: 1.只要用鼠標單擊某單元格,在表的左上角就會看到它當前的名字,再用鼠標選中名字,就可以輸入一個新的名字了。 2.選中要命名的單元格,單擊“插入→名稱→定義”命令,顯示“定義名稱”對話框,在“在當前工作簿中的名稱”框里輸入名字,單擊“確定”按鈕即可()。 注意:在給單元格命名時需注意名稱的第一個字符必須是字母或漢字,它最多可包含255個字符,可以包含大、小寫字符,但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。
 

5.     在Excel中選擇整個單元格范圍

在Excel中,如果想要快速選擇正在處理的整個單元格范圍,按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:該命令將選擇整個列和列標題,而不是該列表周圍的空白單元格——你將得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命令,全選命令將選擇工作表中的全部單元格,包括那些你不打算使用的單元格。
 

6.     快速移動/復制單元格

先選定單元格,然后移動鼠標指針到單元格邊框上,按下鼠標左鍵并拖動到新位置,然后釋放按鍵即可移動。若要復制單元格,則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。
 

7.     快速修改單元格式次序

在拖放選定的一個或多個單元格至新位置的同時,按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。方法為:選定單元格,按下Shift鍵,移動鼠標指針至單元格邊緣,直至出現拖放指針箭頭,然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標志,左右拖拉時會變成垂直“工”狀標志,釋放鼠標按鈕完成操作后,單元格間的次序即發生了變化。
 

8.     徹底清除單元格內容

先選定單元格,然后按Delete鍵,這時僅刪除了單元格內容,它的格式和批注還保留著。要徹底清除單元格,可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍,單擊“編輯→清除”命令,這時顯示“清除”菜單(),選擇“全部”命令即可,當然你也可以選擇刪除“格式”、“內容”或“批注”中的任一個。
 

9.     選擇單元格

選擇一個單元格,將鼠標指向它單擊鼠標左鍵即可; 選擇一個單元格區域,可選中左上角的單元格,然后按住鼠標左鍵向右拖曳,直到需要的位置松開鼠標左鍵即可; 若要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區域,在選擇一個單元格區域后,可按住Ctrl鍵,然后再選另一個區域即可; 若要選擇整行或整列,只需單擊行號或列標,這時該行或該列第一個單元格將成為活動的單元格; 若單擊左上角行號與列標交叉處的按鈕,即可選定整個工作表。
 

10. 為工作表命名

為了便于記憶和查找,可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字,有兩種方法:1.選擇要改名的工作表,單擊“格式→工作表→重命名”命令,這時工作表的標簽上名字將被反白顯示,然后在標簽上輸入新的表名即可。 2.雙擊當前工作表下部的名稱,如“Sheet1”,再輸入新的名稱。
 

11. 一次性打開多個工作簿

利用下面的方法可以快速打開多個工作簿: 方法一 打開工作簿(*.xls)所在的文件夾,按住Shift鍵或Ctrl鍵,并用鼠標選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿,將它們全部選中,然后按右鍵單擊,選擇“打開”命令,系統則啟動Excel 2002,并將上述選中的工作簿全部打開。 方法二 將需要一次打開的多個工作簿文件復制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夾中,以后啟動Excel 2002時,上述工作簿也同時被全部打開。方法三 啟動Excel 2002,單擊“工具→選項”命令,打開“選項”對話框,點擊“常規”標簽,在“啟動時打開此項中的所有文件”后面的方框中輸入一個文件夾的完整路徑(如d:\Excel),單擊“確定”退出。然后將需要同時打開的工作簿復制到上述文件夾中,以后當啟動Excel 2002時,上述文件夾中的所有文件(包括非Excel格式的文檔)被全部打開。方法四 在Excel 2002中,單擊“文件→打開”命令,按住Shift鍵或Ctrl鍵,在彈出的對話框文件列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿,然后按“打開”按鈕,就可以一次打開多個工作簿。 方法五 用上述方法,將需要同時打開的多個工作簿全部打開,再單擊“文件→保存工作區”命令,打開“保存工作區”對話框,取名保存。以后只要用Excel 2002打開該工作區文件,則包含在該工作區中的所有工作簿即被同時打開。
 

12. 快速切換工作簿

對于少量的工作簿切換,單擊工作簿所在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作簿進行切換,可以使用“窗口”菜單。“窗口”菜單的底部列出了已打開工作簿的名字,要直接切換到一個工作簿,可以從“窗口”菜單選擇它的名字。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿,若多于9個,“窗口”菜單則包含一個名為“其他窗口”的命令,選用該命令,則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框,只需單擊其中需要的名字即可。
 

13. 選定超級鏈接文本(微軟Office技巧大賽獲獎作品)

如果需要在Excel中選定超級鏈接文本而不跳轉到目標處,可在指向該單元格時,單擊并按住可選定單元格。
 

14. 快速查找

在執行查找操作之前,可以將查找區域確定在某個單元格區域、整個工作表(可選定此工作表內的任意一個單元格)或者工作簿里的多個工作表范圍內。在輸入查找內容時,可以使用問號(?)和星號(*)作為通配符,以方便查找操作。問號(?)代表一個字符,星號(*)代表一個或多個字符。需要注意的問題是,既然問號(?)和星號(*)作為通配符使用,那么如何查找問號(?)和星號(*)呢?只要在這兩個字符前加上波浪號(~)就可以了。
 

15. 修改默認文件保存路徑

啟動Excel 2002,單擊“工具→選項”命令,打開“選項”對話框,在“常規”標簽中,將“默認文件位置”方框中的內容修改為你需要定位的文件夾完整路徑()。以后新建Excel工作簿,進行“保存”操作時,系統打開“另存為”對話框后直接定位到你指定的文件夾中。
 

16. 指定打開的文件夾

我們可以指定打開文件的文件夾,方法如下: 單擊“開始→運行”,輸入regedit命令,打開“注冊表編輯器”,展開HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces,在下面新建主鍵,名稱為“mydoc”,然后在該主鍵中新建兩個“字符串值”,名稱分別是“Name”和“Path”,值分別為“我的文件”(可以隨意命名)和“d:\mypath”(定位文件夾的完整路徑),關閉“注冊表編輯器”,重啟電腦。以后在Excel 2002中進行“打開”操作時,打開對話框左側新添了“我的文件”這一項目,點擊該項目,即可進入“d:\mypath”文件夾。
 

17. 在多個Excel工作簿間快速切換

按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿間切換。
 

18. 快速獲取幫助

對于工具欄或屏幕區,按組合鍵“Shift+F1”,鼠標變成帶問號的箭頭,用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區,它就彈出一個幫助窗口會顯示該元素的詳細幫助信息。
 

19. 創建幫助文件的快捷方式

Excel幫助文件是編譯的HTML幫助文件Xlmain10.chm,存放在安裝目錄\Office10\2052目錄中,單擊并拖拉此文件到Windows快速啟動工具欄上。此后,不管Excel是否在運行,而且也不用調用Office助手,單擊Windows快速啟動工具欄上的這個圖標將引出Excel幫助。
 

20. 雙擊單元格某邊移動選定單元格

在工作表內移動選定單元格有一種快捷方法:將鼠標指針放置

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